Superare l’ansia da riunione con la telecamera

Dopo più di due anni di pandemia, ho dovuto finalmente accettare una dura verità: il resto della mia vita lavorativa sarà probabilmente trascorso in videochiamate. Essendo un introverso e una persona la cui ansia è scatenata dalle riunioni, mi sono anche reso conto che ho bisogno di nuove strategie per gestire sia la mia ansia da riunione che la mia energia.

Potreste trovarvi in una posizione simile. Per gli introversi e gli ansiosi sociali, le videoconferenze fanno esaurire la nostra energia perché, quando siamo ripresi, ci sentiamo sotto i riflettori. Diamo molta energia, ma non ne riceviamo molta in cambio attraverso quelle piccole piazze, il che può aumentare l’ansia e ingigantire le tensioni.

Come possiamo fare in modo che gli anni a venire non ci lascino esausti? Si comincia con l’ammettere che tutti i tipi di incontri online – grandi riunioni ad alto rischio, conversazioni quotidiane, check-in, stand-up e one-to-one – ci rendono ansiosi e sappiamo perché. Poi, possiamo costruire un kit di strumenti per gestire i diversi tipi di interazioni on-camera, attingendo alla fisiologia della riduzione dell’ansia.

La buona notizia è che ci sono semplici abitudini che possiamo seguire per gestire la nostra mente e il nostro corpo in giornate impegnative davanti alla telecamera. Possiamo iniziare ponendoci le seguenti domande, a seconda della situazione specifica in cui ci troviamo.

Su cosa ho il controllo?

Se soffrite di ansia da riunione, è bene capire cosa succede sotto la superficie. Christina Blacken, fondatrice di The New Quo, una società di consulenza per lo sviluppo della leadership e l’inclusione, ha fornito alcuni motivi comuni quando l’ho intervistata. Potreste trovarvi in una situazione di crisi di tempo in cui vi sembra di non avere abbastanza tempo per prepararvi. Potreste essere affetti dalla sindrome dell’impostore e avere la sensazione di non sapere abbastanza. Forse non vi piace il modo in cui suonate o apparite sullo schermo. Forse l’ultima riunione con questo gruppo è stata tesa e siete nervosi per la prossima. O forse la vostra rete internet è stata discontinua e temete un’interruzione.

Una volta individuato il vostro caso, Blacken suggerisce di chiedersi: “Sono cose su cui ho un certo livello di controllo?”. In caso affermativo, proponete un piano per affrontarle. Ad esempio, bloccando l’agenda in modo da avere abbastanza tempo per prepararsi, leggendo o consultando gli appunti durante la riunione o contrastando eventuali distorsioni cognitive in modo da non arrivare alla riunione sentendosi inferiori. (Evidentemente avete qualcosa di valore da apportare, altrimenti non vi avrebbero invitato).

Se alla base dell’ansia ci sono cose su cui non avete il controllo, chiedetevi: “Cosa posso fare per sentirmi bene e lasciarmi andare?”. Spesso l’ansia è dovuta al fatto che si vuole avere il controllo su situazioni su cui non si può avere: non si può cancellare ogni riunione, anche se lo si desidera, né controllare internet a singhiozzo o un cane che abbaia. Tuttavia, è possibile creare dei parapetti e pianificare il futuro.

Ad esempio, se sapete di avere una settimana particolarmente piena di telecamere, prendete sul serio il vostro tempo e la vostra energia nei giorni e nelle ore precedenti. Rivedete il vostro programma e prevedete delle pause o 30 minuti di “gioco” tra uno spettacolo e l’altro. (A me piace andare a diserbare nel mio giardino!).

Più vi esercitate a gestire intenzionalmente il vostro tempo e la vostra energia, più i vostri muscoli si rafforzano: la paura e l’ansia iniziano a diminuire perché avete già dimostrato a voi stessi che potete sopravvivere.

Dove sto ponendo la mia attenzione?

Lee Bonvissuto aiuta i leader a comunicare. Ma, dice, i nostri problemi con le riunioni video non riguardano le nostre capacità di comunicazione. Riguardano invece la pressione di esibirsi, i dubbi, la consapevolezza di sé e l’attenzione. Se la mia attenzione si concentra sul modo in cui vengo percepito o sulle espressioni facciali degli altri o se penso: “Beh, non era la parola giusta. Sono sicuro che avrei potuto formularla meglio”, è lì che si trova la mia attenzione. Ed è a questo che viene dato il potere”.

Quando la nostra presenza si diluisce e perdiamo la capacità di accedere alle nostre idee, è facile perdere la concentrazione e diventare ansiosi: il nostro cervello dice al nostro sistema nervoso simpatico che c’è un pericolo in vista. Il nostro respiro si accelera, parliamo più velocemente, i nostri muscoli si irrigidiscono; ci prepariamo a fuggire o a combattere.

La buona notizia è che il nostro sistema nervoso parasimpatico esiste per calmare questa risposta ansiosa e ci aiuta a riorientare la nostra attenzione. Il nervo vago, che attraversa tutto il corpo, aiuta ad attivarlo. È possibile reclutarlo per calmarsi prima, durante e dopo una riunione spruzzando acqua fredda sul viso (beh, forse non durante la riunione), canticchiando, respirando profondamente e producendo una lunga espirazione, o riportando alla mente un caro amico o una persona cara. Anche gli oggetti di scena possono essere d’aiuto, come ad esempio un giocattolo per il fidget o una palla antistress.

In definitiva, se riusciamo a concentrarci su una di queste cose, possiamo diventare più consapevoli e i nostri pensieri torneranno a concentrarsi. “Il pericolo dell’ansia è la sua inconsapevolezza. È la sensazione di non avere il controllo. Quindi, creando il controllo, possiamo iniziare a pensare e a parlare in modo più consapevole”, dice Lee. “Se riuscite ad ancorarvi a una cosa alla volta, che sia un oggetto fisico, il vostro respiro o il vostro corpo che si appoggia alla sedia, diventa una base solida, quasi un luogo dove tornare a casa”.

Come mi sto preparando?

Gestire una giornata a distanza significa probabilmente cambiare continuamente ruolo. Se ho due minuti di tempo tra preparare la merenda ai miei figli e correre al piano di sotto per una riunione, ad esempio, è molto probabile che mi presenti alla riunione super ansioso. Se lavorate da casa, inoltre, potreste avere più tempo per rimuginare e preoccuparvi di una riunione imminente; in passato, un po’ di quel tempo da soli poteva essere sostituito dal vedere le persone in ufficio ed entrare nel flusso della collaborazione. C’è poi l’ansia di non avere abbastanza tempo di transizione tra una riunione e l’altra o di essere convocati senza preavviso (cosa che può essere particolarmente snervante se si riceve l’invito subito dopo essere tornati a casa dopo aver portato a spasso il cane).

Ci sono due modi per gestire l’ansia in queste situazioni. Il primo consiste nello sviluppare abitudini di preparazione agli incontri con le telecamere. Se si ha un preavviso, si può mettere da parte del tempo per pianificare con ore (o addirittura giorni o ore) di anticipo. Ora mi preparo per i grandi incontri della settimana la domenica sera, provando il mio programma e assicurandomi di essere pronto per ciascuno di essi. In realtà mi chiedo: “Quali riunioni mi renderanno ansioso questa settimana?”. Poi strutturo o suddivido il mio tempo intorno a quelle riunioni per ridurre l’ansia pre-riunione. Faccio anche un check-in ogni sera durante la settimana, nel caso in cui il mio programma sia cambiato o si siano aggiunte nuove riunioni.

Una seconda strategia consiste nell’esemplificare l’aspetto di una buona igiene delle riunioni, soprattutto se la vostra organizzazione è incline a riunioni all’ultimo minuto o disorganizzate. Quando si è responsabili di una riunione, ciò significa inviare un invito in anticipo, stabilire un ordine del giorno, essere chiari sull’intenzione della riunione, su chi è responsabile di cosa in quelle riunioni e assicurarsi che il tempo assegnato alla riunione abbia senso. Si può anche pensare di andare oltre, discutendo se una riunione on-camera possa essere in realtà uno scambio di e-mail, o offrendo di passare rapidamente al telefono invece di impostare uno Zoom. Le riunioni on-camera non devono necessariamente essere la forma di comunicazione predefinita!

Come sto programmando la mia giornata o la mia settimana?

Sono un grande sostenitore della programmazione della giornata e della settimana lavorativa. Ciò significa capire quando si ha energia per le diverse attività e come allocarla. Se siete introversi o soffrite di ansia sociale, se le riunioni con le telecamere sono difficili per voi o se siete costretti a partecipare a riunioni ostili, dovete essere consapevoli di come si articolano le vostre giornate.

Il ritmo ci permette di mantenere alta l’energia per le cose importanti e di fare delle pause quando ne abbiamo bisogno. Inoltre, ci permette di utilizzare l’ansia e di incanalarla in energia per la riunione più importante, mentre ci sentiamo più calmi durante un blocco di lavoro tranquillo. Ad esempio, si può preferire avere dei giorni liberi da Zoom, oppure si può desiderare di suddividere le riunioni con la telecamera nell’arco della settimana, quando è possibile. Per ottenere questo risultato, è necessario innanzitutto avere una buona percezione di come e quando si svolgono i diversi tipi di lavoro.

Il direttore creativo Christine Koh lavora da casa da quasi vent’anni. Conosce le sue “ore d’oro”, come le chiama lei stessa, ovvero le ore in cui è super energizzata. È una persona mattiniera e alle 7 del mattino si collega e traccia una mappa di alto livello della sua giornata. Koh sa anche che, pur detestando le riunioni con le telecamere, non le dispiace averne alcune sparse nel corso della giornata.

In termini di lavoro ininterrotto, Koh cerca di ottenere almeno un blocco di due ore nella giornata “in cui posso concentrarmi davvero. È un’autocura professionale… così posso davvero approfondire le cose e pensare”.

Mi piace programmare giornate impegnative con la macchina fotografica e lasciare dei giorni “liberi dalla macchina fotografica” in cui posso rilassarmi un po’ di più e concentrarmi sul lavoro. Ma ho imparato che ciò che mi fa davvero venire l’ansia è la preoccupazione per le riunioni in cui devo esibirmi o che prevedo saranno difficili o ostili. Prima di queste riunioni perdo ore a preoccuparmi e a rimuginare. Quindi, mi piace programmare queste cose difficili all’inizio della giornata, quando possibile. In questo modo, non passo ore distratte a preoccuparmi della riunione. E una volta terminata, riesco a lavorare.

So come gestire una conversazione ostile?

Le conversazioni difficili possono essere più difficili davanti alla telecamera. Quando ci si aspetta un’esperienza o un risultato stressante, l’ansia va in tilt. Quando si lavora a distanza, si può avere più tempo da soli per rimuginare e preoccuparsi. Inoltre, se la conversazione avviene davanti a una telecamera, può essere più difficile leggere il linguaggio del corpo e le indicazioni non verbali rispetto a quando si è nella stessa stanza (in questo caso, il telefono potrebbe essere più facile, perché non si ha la possibilità di scrutare le reazioni della controparte).

Se l’ansia vi assale durante una riunione impegnativa o anche solo guardando l’appuntamento in agenda, provate a fare così: Pensate a una persona che vi fa sentire completamente sicuri e amati, come un buon amico, il vostro partner, o anche il vostro bambino o animale domestico. Poi, collegate il volto, la voce o il tocco di quella persona amata e fidata alla situazione ansiogena.

Questo esercizio, che ho imparato da Tom Bunn, LCSW, calma effettivamente il sistema nervoso. Smettendo di ruminare, l’ansia diminuisce. Anche Christina Blacken utilizza questo esercizio. Suggerisce che se il fattore scatenante è vedere l’invito sul calendario, si può riassociare il ricordo positivo di un pranzo con un amico. Se siete bloccati da una spirale di ansia, evocate qualcuno che possa “essere con voi” in spirito mentre state aprendo quella riunione o vi sentite in panico per come apparite in televisione. Quell’amico pensa che abbiate un aspetto e una voce fantastici.

Portare la gratitudine

Anche se le riunioni con le telecamere possono essere impegnative e ansiogene per me, i vantaggi del lavoro a distanza superano i costi. Quando sono bloccata a casa da sola, temendo una conversazione difficile e desiderando di essere in un ufficio per poter prendere un caffè con un’amica, cerco di ricordare che il lavoro a distanza mi permette anche di avere il tempo e l’agenzia per stare con i miei gatti e i miei figli, di spezzare la giornata con il movimento e l’aria aperta e di lavorare in tuta.

Quindi, quando l’ansia da riunione virtuale vi assale, chiedetevi: Cosa vi porta il lavoro a distanza? Anche evocare la gratitudine quando la giornata in studio è particolarmente dura può fare una grande differenza.

Working Through Your On-Camera Meeting Anxiety

After more than two years of the pandemic, I finally had to accept a hard truth: The rest of my working life will likely be spent on video calls. As an introvert and someone whose anxiety is set off by meetings, I also realized that I need new strategies to manage both my meeting anxiety and my energy.

You might find yourself in a similar position. For the introverted and socially anxious among us, video meetings zap our energy because, when we are on camera, we’re performing under a spotlight. We give out lots of energy but don’t get much back through those small squares, which can increase anxiety and magnify tensions.

How can we ensure that the years ahead don’t leave us depleted? It starts with admitting that all sorts of online meetings — big, high-stakes meetings, everyday conversations, check-ins, stand-ups, and one-on-ones — make us anxious, and understanding why. Then, we can build a toolkit for managing different types of on-camera interactions, tapping into the physiology of anxiety reduction.

The good news is that there are simple habits we can build to manage our minds and bodies for busy days on camera. We can start by asking the following questions, depending on the specific situation we’re in.

What Do I Have Control Over?

If you have meeting anxiety, it’s good to unpack what’s going on below the surface. Christina Blacken, founder of the new quo, a leadership development and inclusion consultancy, offered some common reasons when I interviewed her. You could be in a time crunch where you don’t feel like you have enough time to prepare. You might be experiencing imposter syndrome and feeling like you don’t know enough. Maybe you don’t like the way you sound or look on screen. Perhaps the last meeting with this group got tense and you’re nervous about the next one. Or maybe your internet has been spotty and you’re concerned about an outage.

Once you identify which applies to you, Blacken suggests asking yourself: “Are these things that I have some level of control over?” If they are, come up with a plan to address them. This might include blocking off your schedule so you have enough time to prepare, reading or referencing notes during the meeting, or counteracting any cognitive distortions so that you aren’t coming into the meeting feeling less than. (Clearly you have something of value to contribute or they wouldn’t have invited you.)

If the roots of your anxiety are things you don’t have control over, ask yourself, “What can I do to feel okay with letting go?” A lot of the time, anxiety is about wanting control in situations where you may not have it — and you can’t cancel every meeting even if you want to, or control spotty internet or a barking dog. But you can build in guardrails and plan ahead.

For example, if you know you have a particularly camera-filled week, take your time and energy seriously in the days and hours leading up to it. Review your schedule and make time for breaks or build in 30 minutes of “play” time in between performances. (I like to go weed in my garden!)

The more you practice being intentional about your time and energy, the more your muscles get strengthened for it — fear and anxiety starts to reduce because you’ve already proven to yourself that you can survive it.

Where Am I Putting My Attention?

Lee Bonvissuto helps leaders communicate. But, she says, our troubles with video meetings are not really about our communication skills. They’re about the pressure to perform, self-doubt, self-consciousness — and attention. “If my attention is focused on how I am being perceived or indexing others’ facial expressions or thinking, ‘Well, that wasn’t the right word. I’m sure I could have phrased that better,” that’s where my attention is. And that’s what’s being given the power.”

When our presence is diluted and we lose the ability to access our ideas, it’s easy to lose focus and become anxious: Our brain tells our sympathetic nervous system that there’s danger ahead. Our breath quickens, we speak more quickly, our muscles tighten; we prepare to flee or fight.

The good news is that our parasympathetic nervous system exists to calm this anxious response — and it helps us reroute our attention. The vagus nerve, which runs all through your body, helps activate it. You can recruit it to calm you down before, during, and after a meeting by splashing cold water on your face (well, maybe not during the meeting), humming, breathing deeply and producing a long exhale, or bringing to mind a dear friend or loved one. Props can help, too, such as a fidget toy or a stress ball.

Ultimately, if we can bring our focus to one of these things, we can become more conscious and our thoughts will come back into focus. “The danger with anxiety is the unconsciousness of it. It’s the feeling out of control. And so just by creating control, we can start to create more conscious thinking and speaking,” Lee says. “If you can anchor to one thing at a time, whether a physical prop, your breath, or your body leaning back in the chair, it becomes this strong foundation, almost like a place to return home to.”

How Am I Preparing?

Managing a remote day probably means you are constantly role switching. If I have two minutes between making my kids a snack and running downstairs for a meeting, for example, I’m most likely walking into that meeting super anxious. If you’re working from home, you also may have more time to putter around worrying about an upcoming meeting; in the past, some of that alone time might have been replaced by seeing people in the office and getting into the flow of collaboration. Then there’s the anxiety of not having enough transition time between meetings or getting called into meetings with no notice (something that can be particularly nerve-wracking if you get the invite right after returning home from walking the dog).

There are two ways to manage your anxiety around these situations. The first is to develop habits for how you prepare for your on-camera meetings. If you have advanced warning, you can set aside time to plan hours (or even days or hours) ahead of time. I now prep for the week’s big meetings on Sunday evenings, rehearsing my schedule and making sure I’m ready for each. I actually ask myself: “What meetings are going to make me anxious this week?” Then I structure or chunk my time around those meetings to reduce that pre-meeting anxiety. I also do a check-in every night during the week, just in case my schedule has changed or new meetings have been added.

A second strategy is to exemplify what good meeting hygiene looks like, particularly if your organization is prone to last-minute or disorganized gatherings. When you’re in charge of a meeting, this means sending out an invite in advance, setting agendas, being clear about what the intention of the meeting is, who’s owning what in those meetings, and making sure that the time that’s allotted for the meeting makes sense. You can even consider going further, discussing whether an on-camera meeting could actually be an email exchange, or offering to quickly hop on the phone instead of setting up a Zoom. On-camera meetings do not have to be the default form of communication!

How Am I Pacing My Day or Week?

I’m a big believer in pacing your workday and workweek. This means really understanding when you get energy for different activities, and how to allot that energy. If you’re introverted or have social anxiety, if on-camera meetings are hard for you or if you’re in hostile meetings, you need to be mindful about what your days consist of.

Pacing allows us to keep our energy high for the big things and to get breaks when we need them. It also allows us to use our anxiety and channel it into energy for that big meeting, while feeling more-calm during a block of quiet work. For example, you may prefer to have Zoom-free days, or you may want to parse out your on-camera meetings throughout the week where you can. To accomplish this, you first need to have a good sense of how, and when, you get different types of work done.

Creative Director Christine Koh has worked from home for almost two decades. She knows her “golden hours,” as she calls them — the hours when she’s super energized. She’s a morning person, and at 7 am she logs on and maps out a high-level view of her day. Koh also recognizes that, while she loathes back-to-back on-camera meetings, she doesn’t mind having a few of them scattered throughout the day.

In terms of uninterrupted work, Koh shoots for at least one two-hour block in the day “where I can just really focus in. It’s professional self-care…so I can actually dig into things and think.”

I like to schedule busy on-camera days and leave “camera free” days where I can relax a bit more and focus on the work. But I’ve learned what really drives my anxiety is worrying about meetings where I need to perform, or that I anticipate to be difficult or hostile. I will lose hours before these meetings, worrying and ruminating. So, I like to schedule this hard stuff early in the day whenever possible. That way, I won’t spend hours distracted, worrying about the meeting. And I can actually get work done once it’s over.

Do I Know How to Handle a Hostile Conversation?

Difficult conversations can be more difficult on camera. When you’re expecting a stressful experience or outcome, your anxiety is sent into overdrive. When you’re working remotely, you may have more time alone to ruminate and worry. And if you have this conversation on camera, it may be more difficult to read their body language and non verbal cues than if you were in the room together (phone might be easier here, because you won’t have the option of scanning for your counterpart’s reactions).

If you’re triggered with anxiety in a challenging meeting, or even triggered looking at the appointment on your calendar, try this: Think of someone who makes you feel completely safe and loved, like a good friend, partner, or even your child or pet. Then, link the face, voice, or touch of that loved and trusted one to the anxiety-producing situation.

This exercise, which I learned from Tom Bunn, LCSW, actually calms your nervous system. As you stop ruminating, your anxiety decreases. Christina Blacken uses this exercise, too. She suggests if the trigger is seeing the calendar invite on your schedule, you could re-associate that with a positive memory of getting lunch with a friend. If you’re stuck spiraling with anxiety, summon up someone who can “be with you” in spirit as you’re opening up that meeting or feeling panicked about how you appear on camera. That friend thinks you look and sound great.

Bringing in Gratitude

Even though on-camera meetings can be challenging and anxiety-provoking for me, the benefits of remote work outweigh the costs. When I’m stuck alone at home, dreading a difficult conversation and wishing I was in an office so I could go have coffee with a friend, I try to remember that remote work also allows me the time and agency to hang out with my cats and kids, break up the day with movement and being outdoors, and working in my sweats.

So, when virtual meeting anxiety hits you, ask yourself: What does remote work bring you? Summoning that gratitude when an on-camera day feels especially rough can make a big difference, too.

Fonte: hbr.org